Privacyverklaring

Socrates Mediation hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en heeft respect voor uw privacy. In deze privacy verklaring kunt u lezen welke persoonlijke gegevens wij verzamelen en hoe wij deze gegevens bewaren en gebruiken. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

Wij, de verwerkingsverantwoordelijke zijn: Sylvie Gründlinger, handelend onder de naam Socrates Mediation, gevestigd aan de Pernéstraat 8, 1901 AX te Castricum (hierna: de “mediator” of “wij”) en eventueel de bij de mediation betrokken co-mediator.

Als u na het lezen van deze privacy verklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 06-44620864 of e-mail: info@socratesmediation.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Mediationdossier

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan ons verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens. We praten dan over: BSN, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, huwelijksdatum en -plaats, bankrekeningnummer(s), uw bezittingen en schulden en gegevens van uw minderjarige/jong-meerderjarige kinderen waarvoor u verantwoordelijk bent.

Facturering

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en het verwerken van betalingen voor de diensten die wij verrichten. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan
ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Mediationdossier

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van onze diensten, omdat wij de diensten niet kunnen uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wij mogen dan geen gegevens meer van u verwerken. Wij kunnen vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en het mediationdossier zal dan onmiddellijk worden gesloten.

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Mediationdossier

Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel zolang de mediation loopt. Daarna worden de dossiers in een archief opgeslagen om te voldoen aan de eisen van onze beroepsgroep. De bewaartermijn wordt gerelateerd aan de wettelijke bewaar- termijnen, daarna worden al uw gegevens door ons gewist.

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan ons hebt verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van ons de financiële administratie verricht. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Voor het uitvoeren van de mediationovereenkomst en het bereiken van de daarin opgenomen doelen hebben wij persoonlijke gegevens van u nodig. De gegevens die wij van u krijgen worden alleen verstrekt aan anderen binnen het kader van ons werk, dus aan de Raad voor Rechtsbijstand, de Rechtbank en de advocaat(en). Voor bepaalde berekeningen (alimentatie) kan het zijn dat wij met een derde partij samenwerken, die daarbij als verwerker optreedt van uw gegevens. Dat gebeurt altijd uitsluitend met uw instemming. Met deze verwerker hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat hij even zorgvuldig met uw gegevens omgaat.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Wij werken niet op andere manieren met uw gegevens. Ze worden door ons niet gekoppeld aan andere databases.

We gebruiken op onze website geen cookies of soortelijke technieken.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van       uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens           aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Castricum, 24 mei 2018